Kamis, 12 November 2015

Happy Anniversary My Factory



“Karena kami semua tahu mempersiapkan semua ini bukanlah hal yang mudah, disamping tuntutan pekerjaan, panitia juga dituntut untuk membuat event ini, saya sangat menghargai kerja keras panitia dengan total berpakaian sesuai tema hari ini, cowboy dan cowgirl party”

Beberapa hari yang lalu, dengan persiapan yang sangat minim, bisa dibilang hanya kurang lebih dua minggu kami dikasih waktu untuk menyusun serangkaian acara dalam rangka memperingati hari ulang tahun ke 3, bergabungnya perusahaan tempat saya bekerja dengan perusahaan asing yang berpusat di Hongkong. Sebenarnya acara ini sudah lama menjadi wacana, namun menunggu kepastian  approval dari penggede manajemen, seperti halnya menunggu hujan di musim kemarau. Keliatannya mendung, namun belum berarti hujan akan turun.

Setelah mendapat kabar bahwa proposal perayaan ulang tahun yang ke 3 sudah di approve oleh penggede manajemen. Segeralah dibuat panitia kecil terlebih dahulu untuk menentukan kapan mulai rapat perdana. Dan dalam waktu dua minggu kami harus mempersiapkan segalanya.

Awalnya saya sengaja tidak ikut dalam rapat perdana, karena saya sebenarnya tidak ingin kecipratan side jobs untuk mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk memperlancar acara tersebut. Dari mulai pembentukan panitia, penentuan konsep atau tema acara, serta tempat yang akan digunakan.

Tempat pun sudah ditentukan, yaitu menyewa gedung yang letaknya tidak jauh dengan lokasi factory. Meski sempat dipertanyakan mengapa harus menyewa gedung dan tidak memanfaatkan area di sekitar factory saja. Tentu dari pihak panitia sudah memperhitungkan hal itu, mengingat saat ini factory sedang melakukan pembangunan gedung baru, sehingga ruang yang ada tidak memadai untuk digunakan event ulang tahun.

Tema pun dipilih, setelah beberapa kali rapat. Tema yang dipilih adalah western, cowboy and cowgirl party, jadi peserta disuruh untuk berpakaian ala-ala cowboy dan cowgirl. Saya pun sempet mbatin dalam hati, paling karyawan cuek sama tema, dan berpakaian seadanya. Kemudian untuk bintang tamu utamanya adalah parodi musik dari solo, Pecah Ndahe, kemudian ditambah dengan OM dangdut, untuk menuruti “nafsu” berjoget para karyawan. Dari karyawan pun juga dipersilahkan jika ada yang mau tampil, ada yang menampilkan dance, dan ada juga yang menyanyi.

Saya masuk dalam tim acara. Sebelumnya ada 3 orang, kemudian yang dua orang dipromosikan sebagai MC, tinggal lah saya sendiri yang meng-handle acara pas hari H. Semua tim bekerja dengan keras untuk memastikan bahwa acara bakal sukses nantinya.

Sebagai tim acara, saya bertanggung jawab terhadap jalannya acara seperti apa. Sebenarya kami dari tim acara sudah menyusun rundown-nya, namun masih ada beberapa yang belum fix, seperti perform dari all manager, karena belum sempat saya konfirmasi.

Sebelum mendekati hari H, kami semua mengadakan Tehnical Meeting atau TM. Tujuan dari TM tentu untuk memastikan semua sudah fix, mulai dari konsumsi, doorprize, souvenir, dan hal-hal kecil lainnya semua harus fix. Permasalahan pun timbul ketika dari pihak sound system mengkonfirmasi baru akan datang sabtu paginya. Inilah awal dari segala keruwetan itu, dari pihak sound system ngotot mau datang sabtu pagi pas hari H, karena kami hanya sewa satu hari. Kami dari pihak panitia pun geram, soalnya jumat malam dari pihak Pecah Ndahe juga akan melakukan cek sound, gimana mau cek sound kalau sound system-nya aja belum ada? Menurut saya dari pihak sound system terlalu amatir untuk dipercaya dalam men-support acara kami. Dan untuk mengganti sound system yang lebih professional pun waktunya sudah terlalu mepet. Namun demikian, setelah dari pihak purchasing selaku yang menangani kontrak dengan pihak sound system, bernegosiasi. Akhirnya pihak sound system mau memasang sound hari jumat malamnya. Akhirnya masalah pun sudah selesai.

Dari jumat sore saya sudah di gedung yang akan digunakan. Memastikan jumlah kursi sudah mencukupi atau belum, lay out panggung, serta dekorasi panggung. Sampai malam saya masih di gedung yang kami gunakan. Saya menunggu dari Pecah Ndahe yang akan melakukan cek sound. Dan ketika cek sound, masalah pun muncul lagi, dari pihak Pecah Ndahe seakan tidak begitu puas dengan sound system-nya. Namun pecah Ndahe masih berusaha untuk menentukan setelan sound yang terbaik. Mungkin karena dari pihak Pecah Ndahe sering komplain dengan suara sound, dan pihak sound seakan tidak bisa sabar meladeni kemauan Pecah Ndahe. Pihak sound system pun seperti nyolot dengan suara yang tidak mengenakan. Sontak saya langsung berdiri dan memastikan tidak ada perselisihan, karena salah satu personel Pecah Ndahe sudah menunjukan sikap yang seperti tidak terima.

Meski sedikit ada perselisihan antara salah satu personel pecah ndahe yang sedikit tersulut emosi karena tindakan dari pihak sound system yang sedikit tidak mengenakan, cek sound pun bisa berjalan dengan baik. Ketika sudah selesai cek sound, saya dan rekan kerja saya pun berusaha untuk mengajak semua personel Pecah Ndahe untuk mengobrol agar bisa meredakan suasana, serta minta agar bisa perform maksimal untuk menghibur semua karyawan dan tamu undangan.
***
Pagi-pagi benar saya sudah sampai di lokasi. Suasana gedung masih sepi, hanya ketua panitia yang sudah berada di sana. Saya pun sedikit menjelaskan tentang sekilas gambaran acaranya kepada ketua panitia. Jam 07.30 saya berencana memainkan musik-musik country cowboy agar sesuai dengan tema. Kemudian mengarahkan karyawan untuk duduk ditempat yang telah disediakan, kemudian memulai acara demi acara sesuai dengan rundown yang telah kami buat.

Namun kenyataannya, acara molor hampir setengah jam, ditambah lagi pemain yang mengisi dangdut baru datang paginya, jadi ketika beberapa karyawan sudah duduk, pemain musik dangdut masih sibuk cek sound, saya hanya geleng-geleng, dalam hati saya nggrundel “ini acara udah kaya acara nikahan aja, padahal kan temanya western, cowboy and cowgirl party

Hampir jam 08.00 tapi karyawan masih sibuk berfoto-foto, saya pun melihat antusiasme karyawan. Saya yang awalnya sangat sanksi apakah mereka yang datang akan berpakaian ala-ala cowboy dan cowgirl. Pikir saya mereka akan tidak peduli dengan tema, dan berpakaian semaunya. Namun ketika satu persatu karyawan masuk ke dalam gedung, saya sedikit terkejut dengan antusiasme karyawan dengan party yang kami buat. Ada yang rela mengorbankan sedikit gajinya untuk membeli kostum kemeja kotak-kotak dan topi ala cowboy dan cowgirl. Ada yang menyewa kostum bahkan hingga ke jogja. Saya sedikit malu dengan mereka. Karena awalnya saya hanya menganggap mereka hanya orang kampung yang biasanya cuek dengan penampilan, namun ternyata malah sangat antusias melebihi antusias para panitia. Ketika ditanya, mengapa mereka sangat antusias, jawab mereka simpel, “Karena kami semua tahu mempersiapkan semua ini bukanlah hal yang mudah, disamping tuntutan pekerjaan panitia juga dituntut untuk membuat event ini, saya sangat menghargai kerja keras panitia dengan total berpakaian sesuai tema hari ini, cowboy dan cowgirl party”

Baru setelah beberapa saat acara dibuka oleh MC, terdengar suara gemuruh di pojok kanan kursi undangan, salah melihat ternyata ada beberapa panggung yang tidak kuat dan ambrol, panitia pun segera memastikan semua dalam keadaan baik-baik saja. Dan mengarahkan karyawan untuk duduk di tempat duduk yang masih selo.

Meski acara sempat molor sampai setengah jam, namun saya sebagai penanggung jawab jalannya acara, selalu berkomunikasi dengan MC agar acara bisa berjalan dengan lancar. Saya sedikit sibuk, ketika yang lain sibuk berfoto, saya sibuk mengkonfirmasi talent dari karyawan yang akan tampil, saya harus mencari all manager untuk tampil, ternyata beliau-beliau sedang sibuk latihan di salah satu ruangan. Saya harus sedikit menahan nafas karena beberapa kali mengkonfirmasi dengan biduan-biduan yang mau tampil, rontok imanku, karena mereka semua berpakaian sexy bro, hehehehe

Hingga pada acara inti yaitu perform dari Pecah Ndahe, acara begitu ramai dan benar-benar pecah, karena bisa menghibur semua kalangan baik karyawan level pelaksana maupun manager sekalipun, sampai saya hanya merasa kasihan dengan salah satu ekspatriat yang tidak bisa berbahasa Indonesia, yang nampak bingung ketika semua orang pada tertawa melihat kocaknya pecah ndahe, tapi dia malah keliatan bingung.

Setelah Pecah Ndahe, makan siang sambil menikmati lantunan lagu dari salah satu karyawan, kemudian dilanjutkan pembagian doorprize. Setelah doorprize utama dibagikan kami dari pihak panitia memberikan kesempatan untuk OM dangdut memberikan hiburan lagu-lagu dangdut koplo khas dangdut Pantura. Karyawan pun tidak sungkan untuk bergoyang bahkan karyawan wanita pun juga tak sungkan untuk bergoyang.

Pengalaman bagi saya, dulu ketika masih menjadi mahasiswa dalam setiap event saya sering kebagian menjadi sie perkap, namun kepada kesempatan kali ini saya mendapat pengalaman baru sebagai sie acara. Tentu ini adalah pelajaran baru, bahwa apa yang kita rencanakan ternyata bisa saja berubah sewaktu-waktu, dan kita harus pintar menyiasatinya agar semua bisa berjalan dengan lancar.

Happy anniversary my factory, terima kasih telah memberi kesempatan kepada saya untuk terus belajar. salam
  

Boyolali, 11 November 2015