“Karena kami semua tahu mempersiapkan semua
ini bukanlah hal yang mudah, disamping tuntutan pekerjaan, panitia juga
dituntut untuk membuat event ini, saya sangat menghargai kerja keras panitia
dengan total berpakaian sesuai tema hari ini, cowboy dan cowgirl party”
Beberapa hari
yang lalu, dengan persiapan yang sangat minim, bisa dibilang hanya kurang lebih
dua minggu kami dikasih waktu untuk menyusun serangkaian acara dalam rangka
memperingati hari ulang tahun ke 3, bergabungnya perusahaan tempat saya bekerja
dengan perusahaan asing yang berpusat di Hongkong. Sebenarnya acara ini sudah
lama menjadi wacana, namun menunggu kepastian
approval dari penggede manajemen, seperti halnya
menunggu hujan di musim kemarau. Keliatannya mendung, namun belum berarti hujan
akan turun.
Setelah mendapat
kabar bahwa proposal perayaan ulang tahun yang ke 3 sudah di approve oleh penggede manajemen. Segeralah dibuat panitia kecil terlebih dahulu
untuk menentukan kapan mulai rapat perdana. Dan dalam waktu dua minggu kami
harus mempersiapkan segalanya.
Awalnya saya
sengaja tidak ikut dalam rapat perdana, karena saya sebenarnya tidak ingin
kecipratan side jobs untuk
mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk memperlancar acara tersebut.
Dari mulai pembentukan panitia, penentuan konsep atau tema acara, serta tempat
yang akan digunakan.
Tempat pun sudah
ditentukan, yaitu menyewa gedung yang letaknya tidak jauh dengan lokasi factory. Meski sempat dipertanyakan
mengapa harus menyewa gedung dan tidak memanfaatkan area di sekitar factory saja. Tentu dari pihak panitia
sudah memperhitungkan hal itu, mengingat saat ini factory sedang melakukan pembangunan gedung baru, sehingga ruang
yang ada tidak memadai untuk digunakan event ulang tahun.
Tema pun dipilih,
setelah beberapa kali rapat. Tema yang dipilih adalah western, cowboy and cowgirl party, jadi peserta disuruh untuk
berpakaian ala-ala cowboy dan
cowgirl. Saya pun sempet mbatin dalam
hati, paling karyawan cuek sama tema, dan berpakaian seadanya. Kemudian untuk
bintang tamu utamanya adalah parodi musik dari solo, Pecah Ndahe, kemudian
ditambah dengan OM dangdut, untuk menuruti “nafsu” berjoget para karyawan. Dari
karyawan pun juga dipersilahkan jika ada yang mau tampil, ada yang menampilkan
dance, dan ada juga yang menyanyi.
Saya masuk dalam
tim acara. Sebelumnya ada 3 orang, kemudian yang dua orang dipromosikan sebagai
MC, tinggal lah saya sendiri yang meng-handle
acara pas hari H. Semua tim bekerja dengan keras untuk memastikan bahwa acara
bakal sukses nantinya.
Sebagai tim
acara, saya bertanggung jawab terhadap jalannya acara seperti apa. Sebenarya
kami dari tim acara sudah menyusun rundown-nya,
namun masih ada beberapa yang belum fix, seperti perform dari all manager,
karena belum sempat saya konfirmasi.
Sebelum
mendekati hari H, kami semua mengadakan
Tehnical Meeting atau TM. Tujuan dari TM tentu untuk memastikan semua sudah
fix, mulai dari konsumsi, doorprize, souvenir, dan hal-hal kecil
lainnya semua harus fix. Permasalahan
pun timbul ketika dari pihak sound system
mengkonfirmasi baru akan datang sabtu paginya. Inilah awal dari segala
keruwetan itu, dari pihak sound system
ngotot mau datang sabtu pagi pas hari H, karena kami hanya sewa satu hari. Kami
dari pihak panitia pun geram, soalnya jumat malam dari pihak Pecah Ndahe juga
akan melakukan cek sound, gimana mau
cek sound kalau sound system-nya aja belum ada? Menurut saya dari pihak sound system terlalu amatir untuk
dipercaya dalam men-support acara
kami. Dan untuk mengganti sound system
yang lebih professional pun waktunya sudah terlalu mepet. Namun demikian, setelah dari pihak purchasing selaku yang
menangani kontrak dengan pihak sound
system, bernegosiasi. Akhirnya pihak sound
system mau memasang sound hari
jumat malamnya. Akhirnya masalah pun sudah selesai.
Dari jumat sore
saya sudah di gedung yang akan digunakan. Memastikan jumlah kursi sudah
mencukupi atau belum, lay out
panggung, serta dekorasi panggung. Sampai malam saya masih di gedung yang kami
gunakan. Saya menunggu dari Pecah Ndahe yang akan melakukan cek sound. Dan ketika cek sound, masalah pun muncul lagi, dari
pihak Pecah Ndahe seakan tidak begitu puas dengan sound system-nya. Namun pecah Ndahe masih berusaha untuk menentukan
setelan sound yang terbaik. Mungkin
karena dari pihak Pecah Ndahe sering komplain dengan suara sound, dan pihak sound seakan tidak bisa sabar meladeni kemauan
Pecah Ndahe. Pihak sound system pun
seperti nyolot dengan suara yang tidak mengenakan. Sontak saya langsung berdiri
dan memastikan tidak ada perselisihan, karena salah satu personel Pecah Ndahe
sudah menunjukan sikap yang seperti tidak terima.
Meski sedikit
ada perselisihan antara salah satu personel pecah ndahe yang sedikit tersulut
emosi karena tindakan dari pihak sound
system yang sedikit tidak mengenakan, cek sound pun bisa berjalan dengan baik. Ketika sudah selesai cek sound, saya dan rekan kerja saya pun
berusaha untuk mengajak semua personel Pecah Ndahe untuk mengobrol agar bisa
meredakan suasana, serta minta agar bisa perform maksimal untuk menghibur semua
karyawan dan tamu undangan.
***
Pagi-pagi benar
saya sudah sampai di lokasi. Suasana gedung masih sepi, hanya ketua panitia
yang sudah berada di sana. Saya pun sedikit menjelaskan tentang sekilas
gambaran acaranya kepada ketua panitia. Jam 07.30 saya berencana memainkan
musik-musik country cowboy agar
sesuai dengan tema. Kemudian mengarahkan karyawan untuk duduk ditempat yang
telah disediakan, kemudian memulai acara demi acara sesuai dengan rundown yang
telah kami buat.
Namun
kenyataannya, acara molor hampir setengah jam, ditambah lagi pemain yang
mengisi dangdut baru datang paginya, jadi ketika beberapa karyawan sudah duduk,
pemain musik dangdut masih sibuk cek sound,
saya hanya geleng-geleng, dalam hati saya nggrundel
“ini acara udah kaya acara nikahan aja, padahal kan temanya western, cowboy and cowgirl party”
Hampir jam 08.00
tapi karyawan masih sibuk berfoto-foto, saya pun melihat antusiasme karyawan.
Saya yang awalnya sangat sanksi apakah mereka yang datang akan berpakaian
ala-ala cowboy dan cowgirl. Pikir saya mereka akan tidak
peduli dengan tema, dan berpakaian semaunya. Namun ketika satu persatu karyawan
masuk ke dalam gedung, saya sedikit terkejut dengan antusiasme karyawan dengan party yang kami buat. Ada yang rela
mengorbankan sedikit gajinya untuk membeli kostum kemeja kotak-kotak dan topi
ala cowboy dan cowgirl. Ada yang menyewa kostum bahkan hingga ke jogja. Saya
sedikit malu dengan mereka. Karena awalnya saya hanya menganggap mereka hanya
orang kampung yang biasanya cuek dengan penampilan, namun ternyata malah sangat
antusias melebihi antusias para panitia. Ketika ditanya, mengapa mereka sangat
antusias, jawab mereka simpel, “Karena
kami semua tahu mempersiapkan semua ini bukanlah hal yang mudah, disamping
tuntutan pekerjaan panitia juga dituntut untuk membuat event ini, saya sangat
menghargai kerja keras panitia dengan total berpakaian sesuai tema hari ini,
cowboy dan cowgirl party”
Baru setelah
beberapa saat acara dibuka oleh MC, terdengar suara gemuruh di pojok kanan
kursi undangan, salah melihat ternyata ada beberapa panggung yang tidak kuat
dan ambrol, panitia pun segera memastikan semua dalam keadaan baik-baik saja.
Dan mengarahkan karyawan untuk duduk di tempat duduk yang masih selo.
Meski acara
sempat molor sampai setengah jam, namun saya sebagai penanggung jawab jalannya
acara, selalu berkomunikasi dengan MC agar acara bisa berjalan dengan lancar.
Saya sedikit sibuk, ketika yang lain sibuk berfoto, saya sibuk mengkonfirmasi talent dari karyawan yang akan tampil,
saya harus mencari all manager untuk
tampil, ternyata beliau-beliau sedang sibuk latihan di salah satu ruangan. Saya
harus sedikit menahan nafas karena beberapa kali mengkonfirmasi dengan biduan-biduan
yang mau tampil, rontok imanku, karena mereka semua berpakaian sexy bro, hehehehe
Hingga pada
acara inti yaitu perform dari Pecah Ndahe,
acara begitu ramai dan benar-benar pecah, karena bisa menghibur semua kalangan
baik karyawan level pelaksana maupun manager sekalipun, sampai saya hanya
merasa kasihan dengan salah satu ekspatriat
yang tidak bisa berbahasa Indonesia, yang nampak bingung ketika semua orang
pada tertawa melihat kocaknya pecah ndahe, tapi dia malah keliatan bingung.
Setelah Pecah Ndahe,
makan siang sambil menikmati lantunan lagu dari salah satu karyawan, kemudian
dilanjutkan pembagian doorprize. Setelah doorprize utama dibagikan kami dari
pihak panitia memberikan kesempatan untuk OM dangdut memberikan hiburan
lagu-lagu dangdut koplo khas dangdut
Pantura. Karyawan pun tidak sungkan untuk bergoyang bahkan karyawan wanita pun
juga tak sungkan untuk bergoyang.
Pengalaman bagi
saya, dulu ketika masih menjadi mahasiswa dalam setiap event saya sering
kebagian menjadi sie perkap, namun kepada kesempatan kali ini saya mendapat
pengalaman baru sebagai sie acara. Tentu ini adalah pelajaran baru, bahwa apa
yang kita rencanakan ternyata bisa saja berubah sewaktu-waktu, dan kita harus
pintar menyiasatinya agar semua bisa berjalan dengan lancar.
Happy anniversary my factory, terima
kasih telah memberi kesempatan kepada saya untuk terus belajar. salam
Boyolali, 11
November 2015